Syndic de copropriété : Quelles actions mener pour le changer ?

La gestion d’une copropriété n’est généralement pas chose facile. Cependant, faire appel à un syndic professionnel permet de profiter d’une expertise de qualité. Ce dernier fait le nécessaire pour arriver à une meilleure gestion des charges communes. Il est également très réactif lorsqu’un incident survient dans la copropriété. Évidemment, il faut avoir effectué au préalable un bon choix pour bénéficier de ces avantages. Le changement du syndic peut donc être la solution idoine pour améliorer aussi bien la qualité de vie des habitants de l’immeuble que celle des propriétaires. Entre les appels d’offres, la comparaison des contrats, l’organisation de l’assemblée générale et la transition entre les syndics, un tel changement ne s’improvise pas. Découvrez dans ce guide les actions à mener pour changer efficacement un syndic de copropriété.

Prendre la décision de changer son syndic

La procédure du changement de syndic est plus ou moins rapide. Cependant, elle entraîne une transformation radicale de la gestion de la copropriété. Il convient donc de suivre un mode d’emploi minutieux en commençant par le préparer minutieusement. Mais, qui peut proposer un changement du syndic ? C’est le conseil syndical qui a le pouvoir de proposer un tel changement. La décision peut être unanime. Elle peut également émaner d’une seule partie du conseil.

Dans ce dernier cas, la proposition de changement intervient lorsque le conseil syndical est divisé pour une raison ou pour une autre. On retrouve alors au sein du même conseil deux clans comme :

• Les anciens et les nouveaux membres ;
• Les propriétaires occupants et les bailleurs ;
• Les propriétaires d’un immeuble A et ceux d’un immeuble B dans la même copropriété…

Dans tous les cas, si vous faites partie de la fraction qui opte pour changer de syndic de copropriété, vous devez faire preuve d’une grande rigueur. Il est par ailleurs possible qu’un groupe de copropriétaires prenne la décision de changer de syndic. Là encore, il faudra doubler d’effort pour arriver à ses fins. Si par contre vous êtes tout seul, nous vous conseillons de baisser vos armes, car dans le meilleur des cas, vous aurez perdu votre temps. Dans le pire, vous pouvez vous voir exclure du conseil syndical ou ne plus pouvoir y accéder si vous n’y êtes pas encore. C’est pour cela qu’il faut au minimum faire adhérer d’autres copropriétaires à votre cause avant de lancer le processus. Mais, une fois que la décision est prise, comment procède-t-on ?

Définir les critères de sélection du nouveau syndic

Avant de se lancer dans la recherche d’un nouveau syndic, il convient de définir au préalable les critères de sélection. Il s’agit entre autres des critères suivants :

• Les compétences du syndic ;
• La nature des immeubles gérés ;
• La taille du cabinet ;
• Les honoraires pratiqués ;
• La zone géographique…

De fait, vous devez vous fixer un cahier de charge très strict afin de cibler vos choix en fonction de vos besoins. Il faut alors se poser plusieurs questions. Le professionnel que l’on recherche offre-t-il des services techniques de recouvrement ? Comment gère-t-il le personnel ? Dispose-t-il d’un service juridique ? Il faut également que le syndic ait le temps nécessaire pour s’occuper de votre copropriété.

Vous devez aussi définir dans vos critères le nombre d’immeubles que le gestionnaire ne doit pas dépasser. Généralement, un cabinet qui a à sa charge plus de 1000 lots soit environ 25 immeubles ne peut pas s’occuper convenablement d’une copropriété supplémentaire. Après avoir identifié ces critères, il faut maintenant mettre en concurrence le syndic actuel afin de trouver les meilleurs candidats.

En effet, c’est la loi ALUR qui depuis le 26 mars 2015 impose la mise en concurrence de plusieurs syndics avant d’en désigner un. Pour ce faire, vous pouvez lancer un appel d’offres puis prendre contact avec les syndics qui répondent aux critères de sélection. Après les rencontres organisées avec ces derniers au sein de la copropriété, vous pouvez recueillir leurs offres. Ces dernières seront minutieusement étudiées dans le but de retenir les meilleurs profils.

Passer en revue les méthodes de gestion et les contrats proposés

La loi ALUR n’indique pas seulement l’obligation de mettre en concurrence le syndic dans un contexte de changement. Elle indique également que les syndics en concurrence doivent nécessairement respecter un contrat type. Ce dernier contient notamment dans ses annexes 1 et 2 :

• Les prestations essentielles qui incombent au gestionnaire ;
• La liste des prestations supplémentaires.

Grâce à cette standardisation, il est plus facile de comparer les offres des candidats entre elles. Néanmoins, vous ne devez pas oublier de vérifier la conformité des contrats qui vous sont proposés avec le modèle standard. On y observe souvent une absence des clauses nouvelles. Après avoir scruté de fond en comble chaque contrat, vous pouvez faire la comparaison proprement dite en vous basant sur les paramètres suivants :

• La durée du contrat ;
• Le nombre de visites prévu ;
• Le nombre de réunions du conseil syndical prévu ;
• Le montant du forfait annuel proposé ;
• La tranche horaire de l’AG contenue dans le forfait ;
• La rémunération relative aux travaux…

Négocier le contrat de syndic

Au lieu de rejeter d’emblée un contrat de syndic, vous avez la possibilité de le négocier s’il vous intéresse. Il ne suffit pas de repérer un syndic qui semble « correct ». Encore faut-il pouvoir éliminer les clauses inopportunes ou encore celles abusives. Par ailleurs, il est possible de négocier certaines prestations comprises dans le forfait afin de les adapter aux besoins de sa copropriété. Il en va de même du coût des prestations particulières. Il s’agit notamment du coût des AG supplémentaires ou encore du coût de la vacation horaire. En effet, il faut par exemple que ce dernier montant soit raisonnable puisque les prestations supplémentaires ou celles complémentaires peuvent très vite faire grimper la facture.

Tester le futur syndic de copropriété

Toujours dans le but de sélectionner le ou les meilleurs syndics parmi lesquels se fera le choix définitif, vous pouvez tester les différents candidats. En effets, chaque syndic sait bien se vendre. Il peut se présenter de façon luxueuse avec des slogans aguichants sur sa page internet. D’autres promettent qu’avec eux les problèmes rencontrés en copropriété sont gérés efficacement et ils ne reviennent plus jamais. Malheureusement, c’est souvent « bonnet blanc, blanc bonnet » derrière toutes ces belles promesses. D’où l’intérêt du test pour retirer les bons grains des moins bons. Demandez par exemple aux candidats de vous fournir les annexes comptables d’une autre copropriété qu’ils gèrent actuellement.

Si un syndic refuse, vous devez vous en méfier. Il se pourrait qu’il soit médiocre ou qu’il ne les produise pas encore malgré l’obligation légale. Dans un cas ou l’autre, prenez vos jambes à votre cou et fuyez-le. Si par contre le syndic vous demande un délai pour vous fournir lesdites annexes, cela peut vouloir dire qu’il a des copropriétés qu’il gère approximativement. Le temps qu’il demande lui permettra de faire le tri dans ses comptabilités afin de vous présenter la plus flatteuse.

Si le syndic accepte sans rechigner, vérifiez que la comptabilité qu’il vous présente est celle d’une copropriété ayant le même nombre de lots que le vôtre. De fait, les syndics ont tendance à présenter la comptabilité d’une toute petite copropriété où les problèmes sont quasi inexistants.

Notifier au syndic en place la décision du changement à effectuer

Au terme de la procédure de sélection du candidat qui viendra prendre la place du syndic en place, il faut faire en sorte que ce dernier soit voté à l’assemblée générale de copropriété. Pour ce faire, avant même le jour de l’AG, il convient de faire inscrire à l’ordre du jour le projet de changement et de désignation d’un nouveau syndic. Concrètement, le conseil syndical ou tout autre copropriétaire peut transmettre au syndic une lettre en recommandé avec accusé de réception pour notifier au syndic la décision prise.

Selon le cas, il peut arriver que le syndic en place refuse de mettre à l’ordre du jour la résolution portant désignation du nouveau syndic. Face à une telle situation, le président du conseil syndical a le pouvoir de convoquer lui-même l’assemblée générale. Mais avant, il doit avoir adressé audit syndic une mise en demeure qui est restée infructueuse sur au moins une semaine. Si le refus persiste, les copropriétaires qui ne souhaitent pas attendre la prochaine AG peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire. La demande devra être transmise au syndic par acte d’huissier ou par lettre avec accusé de réception.

Organiser une assemblée générale pour voter le changement du syndic

Le ou les candidats sélectionnés par le conseil syndical sont soumis à un vote le jour de l’assemblé général. Il faudra obtenir la majorité absolue des voix des copropriétaires pour élire directement le nouveau syndic. Ce dernier peut alors entrer en fonction. Notez que la prise de fonction d’un nouveau syndic marque systématiquement le départ du syndic jusque-là en place.

Lors du vote, si la majorité absolue n’est pas atteinte, il faudra vérifier le nombre de voix recueillie par le projet de changement de syndic. S’il atteint au moins le tiers de toutes les voix, il est possible de procéder à un second vote. Le changement de syndic pourra être acté que s’il est voté par la majorité des copropriétaires présents ou représentés à l’AG. Pour un projet de changement qui recueille moins du tiers des voix, il faudra convoquer une nouvelle AG dans les trois mois qui suivent. Lors de cette nouvelle assemblée, il sera question de statuer à la majorité simple.

Les opérations à mener une fois le changement du syndic voté

Après élection du nouveau syndic, ne vous dites pas que vous êtes au bout du tunnel. Concrètement, le secrétaire de la séance de l’AG doit rédiger le procès-verbal avec les noms des opposants et des abstentions notés au millimètre. Ce procès sera envoyé au syndic sortant pour l’informer officiellement de l’entrée en fonction du nouveau syndic. La passation des pouvoirs est considérée comme faite dès la nomination du nouveau syndic lors de l’assemblée générale. Après l’AG, le syndic sortant prélève généralement des frais indus à savoir certains honoraires ou encore les frais de photocopie.

Par ailleurs, il faudra vous assurer que les archives sont bien restituées au nouveau syndic. En effet, certains syndics indiquent simplement au nouveau l’emplacement des archives et c’en est fini. Cette manière de procéder est pourtant contraire à la réglementation. Le syndic sortant doit normalement suivre les étapes suivantes :

• Effectuer le rapatriement des archives ;
• Contrôler lesdites archives ;
• Établir un bordereau complet ;
• Transmettre les archives au syndic entrant.

Le transfert des comptes entre l’ancien et le nouveau syndic

Il faut compter au moins 1 à 2 mois pour que le syndic élu soit complètement opérationnel. La période de passation de mandat tient compte non seulement du transfert des documents et archives de la copropriété, mais aussi du transfert de comptes. La totalité des fonds disponibles doit être normalement transmise au nouveau syndic dans le mois qui suit l’assemblée générale. Après la reprise des comptes par le nouveau syndic, sachez que celui sortant dispose néanmoins de deux mois supplémentaires pour communiquer le solde des fonds disponibles. Ce solde s’obtient après l’apurement des comptes et l’état des comptes du syndicat et des copropriétaires.

Les différentes situations qui peuvent justifier le changement d’un syndic

Vous venez de voir point par point les actions à mener pour changer un syndic de copropriété. Cependant, il est de bon ton de connaître les principales raisons pour lesquelles une copropriété peut changer de syndic.

La fin du mandat

Le contrat de syndic de copropriété contient toujours une date de fin. En effet, la durée maximale de ce contrat est réglementairement fixée à 3 ans. Cette durée ne peut en aucun cas être renouvelée par tacite reconduction. À la date de fin fixée, la mission du syndic en place arrive automatiquement à son terme. Il se peut que les copropriétaires reconduisent ledit syndic. Cependant, une résolution de changement de syndic n’a pas besoin d’être motivée.

La démission du syndic

Il peut arriver que le syndic de copropriété démissionne. Il en a le droit en tant que mandataire. Dans une telle situation, le changement s’avère nécessaire d’autant plus que la loi oblige toute copropriété à avoir un syndic. Le syndic démissionnaire doit néanmoins formuler son désistement en suivant les règles établies, sans quoi la démission ne saurait être valide. En pratique, il doit notifier sa démission au syndicat des copropriétaires avant de convoquer l’AG pour la lui présenter également. Si la décision de démission est notifiée sans préavis au syndicat des copropriétaires, cela peut être préjudiciable pour ce dernier. Ainsi, il peut réclamer à juste titre des dommages et intérêts.

La révocation du syndic

Il est tout à fait possible de révoquer un syndic avant même qu’il ne termine son mandat et de désigner un autre pour le remplacer. Concrètement, il suffit que la décision soit prise à l’assemblée générale par vote à la majorité absolue pour que le syndic en place soit mis à la touche. La révocation n’intervient généralement qu’en cas de faute très grave commise par le syndic en place. Aucune indemnité n’est accordée de façon automatique à un syndic révoqué. S’il veut ce dédommagement, il doit le demander en justice.

Que retenir de cet article sur les actions à mener pour changer un syndic de copropriété ? Pour effectuer un changement du syndic de copropriété, il faudra principalement établir un cahier des charges, émettre un appel d’offres, recevoir les syndics candidats et examiner leurs contrats. S’en suivent la sélection des meilleurs candidats et l’organisation d’un vote de changement en AG. Selon la taille de la copropriété, cette procédure peut s’avérer assez longue et fastidieuse. Cependant, avec de la méthode, il n’y a rien d’aussi facile !